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課程介紹

想成為上司的得力助手，卻不知如何才能做得優秀？看著上司每日繁忙，想輔助他做更多的工作，卻不知如何下手？面對上司，卻不知自己在他心目中的價值是多少？輔助上司的工作，很多時候不知道如何去行使“權力”？遇到跨部門的溝通、協調問題，總是困難重重？整天忙得暈頭轉向，卻只有苦勞沒有功勞，如何讓行政管理工作更有效率？想快速提升行政管理能力，卻苦于沒有專項的培訓課程？為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過一天的集中訓練，全方位提升行政管理人員的認知水平和實操能力。

培訓受眾：

機關、企事業單位總經理秘書、助理、行政從業人員，以及所有需要提升行政辦公技能的其他部門職員等

課程收益：

1.明確行政管理必須掌握的各項專業知識

2.提升公文寫作方法與技巧

3.策劃和組織大型會議與活動

4.更有效益地進行時間管理

5.了解不同風格的溝通方式，提升高效溝通技巧，提高關系協調能力

6.正確管理情緒與排解壓力

課程大綱：

第一講：行政統籌管理的定位

一、什么是行政？

二、行政的5大職能

三、行政管理工作的特點 — 協與調的藝術

四、重新認識行政管理工作內容

五、基層、中層、高層行政管理工作的重點

第二講：行政統籌綜合管理

一、辦公室管理制度的建立與推行

1.大型企業和中小型企業辦公室管理制度的區別

2.如何制定具體的管理制度：5大要素

案例：《固定資產管理制度》

二、辦公室環境管理

1.辦公環境要素：綠化、空氣、光線、安全、設備、聲音、色調

2.5S管理

互動：現場5S管理

3.辦公室布置原則：規范與美觀的平衡

案例：《這樣的辦公室，能做得更好些嗎？》

三、辦公文檔、辦公設施與日常用品的管理

1.不同文檔的具體管理方法：信件、文書、電子文檔、名片等

2.辦公設備和公共設施的日常管理

3.文具等辦公用品的采購和預算

4.固定資產管理

四、后勤崗位員工管理

難有亮點卻容易有紕漏的工作節點：前臺、車輛、食堂、保安、清潔、醫務、雜志

五、公共關系管理

1.如何與媒體共舞：自媒體、網絡媒體下的新變化

2.如何與政府溝通：八項規定和六項禁令后

3.面對突發公關事件的軟處理與硬處理

第三講：企業實用公文寫作

一、公文寫作概述

1.公文的類別和行文關系

2.公文寫作四大原則

3.公文寫作六大步驟

1）制定行動目標：主動目標與被動目標

2）決定正式程度：公文正式程度由什么來體現？

3）設定總體風格：公文的游說矩陣

4）選擇層次結構：連貫式、并列式、分析問題式等

5）列出大綱：提綱法和輻射法

6）撰寫初稿

4.公文寫作的規范：格式、時間、空間、職務、數字、層次及計量單位等

案例：《常見錯誤解析》

二、企業常用公文的寫作

8類不同公文的性質和作用

1）通知：《國務院通知》

2）請示與報告：相同與不同之處

3）批復：具體的答復意見

4）函：邀請函、感謝函、復函等

5）會議紀要：詳細與摘要式記錄

6）工作總結：《外商協會工作總結》的巧妙之處

7）工作計劃：目標的重要性

8）演講稿：開頭、主體和結尾

第四講：有效的會議/活動管理

一、導致會議低效的原因

1.企業會議常見的問題：參而不議，議而不決，決而不行，行而無果

2.原因如下：認識不到，重視不夠，準備不足，組織不好，技巧不佳，落實不力

二、高效會議前的準備工作

1.是否需要開會？

案例：生產車間著火了要開什么會？

2.準備工作的重要性

1）會議準備的5W1H

2）會議準備內容核對單

3）會場布置的準備

4）主持人的4個準備工作

三、成功會議中的五大策略

1.如何做開場白

情景模擬：主持人的開場白

2.如何分配發言時間

3.如何掌握議事進度

4.如何達成會議決策

1）彼德·德魯克決策法

2）4種群體決策：權威、少數服從多數、共識、無異議

3）4種團隊決策法

案例分析：《工藝重組的討論會》

5.如何圓滿結束會議

四、如何成為優秀的會議主持人

1.把控好會議的三個階段

1）開始階段 – 熱身

2）進行階段 – 熱炒

3）收尾階段 – 熱心

2.如何應對會議中發生的意外

五、會議記錄與會后跟進

1.會議記錄者的功能和勝任條件

2.對會議記錄的建議和歸檔

3.如何進行會后跟進

4.自我評定

5.如何提高下次會議質量

第五講：時間管理與行政管理

測試：你對時間的掌控程度

一、如何理解時間？

二、時間的四大特性

三、4代時間管理理論

四、時間管理的本質是—自我管理！

五、時間殺手在哪里

案例：《任經理為什么時間不夠用？》

六、時間管理的原則

1.帕累托原則（80.20法則）

2.優先矩陣原則

3.優先矩陣的陷阱與時間分配

七、行政管理中，對效益而言，效能、效率和勤懇哪個更重要？

1.關注效能，要事第一

2.關注效率，一次做對

3.關注勤懇，目標牽引

八、時間管理的具體實施

1.設定事項清單（設定目標）

2.排定優先順序（來源于長期目標！）

3.時間安排（再次設定完成期限）

4.具體實施（提高效率）

5.效果檢視（每晚回顧）

練習：下周的行政工作安排

第六講：行政工作中的溝通技巧

一、DISC溝通風格及其優勢和局限

診斷測試：我是哪種溝通風格？

1.DISC之D型：駕馭型/老虎型

2.DISC之I型：表達型/孔雀型

3.DISC之S型：親和型/考拉型

4.DISC之C型：分析型/貓頭鷹型

案例：《在期限內發送重要文件》

二、分析及總結四種風格溝通策略

小組討論：如何與不同風格的人溝通

第七講：情緒與壓力管理

一、如何處理工作上的負面情緒

1.憤怒管理的秘訣

2.如何管理壓力

二、遇到挫折，如何自我激勵

1.如何建立樂觀思維

情景練習：樂觀三部曲

2.心情愉快的行政人員帶來高效團隊業績

王老師

行政管理訓練專家，福建省禮儀協會理事，DISC認證講師/測評師，廈門人才中心特約講師，廈門大學特聘講師，中國女性形象工程特邀禮儀專家，廈門海峽導報《商務禮儀》專欄作者，16年知名跨國企業員工管理與培訓經驗，廈門大學外文系英語專業學士（能雙語授課）。曾任柯達(中國) 行政主任、采購經理、內訓講師、總經理秘書，林德(中國) 總裁辦公室主任等。

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